Apostillan och andra kullerbyttor

Som specialmedarbetare vid Europaparlamentet lär man sig att tänka ett steg före händelseutvecklingen. Som förälder lär man sig tänka två. Och för att ordna ett finländskt pass åt en i Belgien nyfödd flicka behöver man tydligen tänka tre. Den byråkrati som följer av att man som ogift exilålänning blivit far i Belgien är varken särskilt förutsägbar eller logisk. Och det hjälper inte att helt enkelt följa reglerna - du måste själv tänka ut vilka regler som rimligen kan tänkas gälla.

Vi börjar i Belgien. Här finns kravet (liksom i Finland) att erkänna faderskapet. Detta görs enklast några veckor före födelsen. Du får ett intyg på att du erkänt faderskapet, vilket gör resten av den belgiska byråkratin smidigare. Efter födelsen går man bara till kommunhuset med erkännandet och får en födelseattest. Mamman behöver då inte närvara efter att faderskapet är erkänt.

Efter att ha gjort detta kontaktade jag Finlands ambassad och frågade hur vi kan få ett finländskt pass till den nyfödda flickan. Då fick jag beskedet att det bör ske i följande ordning: 1) Finländskt erkännande av faderskap som sker i form av intervju 2) Anmälan till befolkningsregistret 3) Erhållande av socialskyddsnummer 4) Ansökan om pass.

Eftersom punkt ett sker i form av intervju, började jag med punkt två. Ambassadpersonalen skrev ut en sida om vad som behövdes för anmälan till befolkningsregistret. Det första jag insåg var att det franskspråkiga originalet av födelseattestet inte duger för Finlands ambassad. Behövs ett internationellt intyg på engelska (5 €) från kommunhuset. Detta räcker dock inte. Enligt ambassaden måste födelseattestens original "vara försett med Apostille-intyget eller -stämpeln, vilka man kan få från Belgiens utrikesministerium".

Tog pappren till Belgiens utrikesministerium. Här kom första chocken. De meddelade mig att de helt enkelt inte kan ge en Apostille-stämpel, eftersom födelseattesten inte är undertecknad personligen av kommunens borgmästare, utan en av hans tjänsteman. Jag uppmanades åka tillbaka till kommunhuset i Södra Bryssel för att begära borgmästarens underskrift - både till det franskspråkiga originalet och den engelskspråkiga, internationella attesten. Åkte alltså en gång till till kommunhuset och fick veta att borgmästarn borde vara på intågande nästa dag. Två dagar senare åkte jag en tredje gång till kommunhuset bara för att hämta papperen med borgmästarns underskrift. Tog papperen till Belgiens utrikesministerium. I samma ögonblick som jag stegade in på utrikesministeriet fick jag en vag, obestämbar känsla av oro. Vilket papper anser egentligen ambassaden att är originalet? Det franskspråkiga ursprungspappret eller den internationella attesten? Ringde upp ambassaden och frågade. Visade sig mycket riktigt att ambassaden inte betraktar det franskspråkiga originalet som original, utan det engelskspråkiga, internationella intyget. Tur att jag ringde. Fick därefter vänta en timme i kö på belgiska utrikesministeriet, betala 15 euro för Apostille-stämpeln på internationella födelseattesten och traskade därefter till Finlands ambassad.

Närmast lyckorusig stegade jag in på ambassaden och förklarade att jag nu hade alla möjliga och omöjliga papper som de behövde för anmälan av min flicka till befolkningsregistret: Engelskspråkigt intyg undertecknat av borgmästaren med Apostille-stämpel. Bra, bra sa tjänstemannen. Men hur var det nu med faderskapserkännandet? Bara bra, svarade jag - vi kunde i princip komma och göra intervjun vilken dag som helst nästa vecka. Vilken intervju? Tystnad uppstod. Tjänstemannen beklagade sig och sade att ambassaden tyvärr har gett föråldrade uppgifter åt mig (två dagar gamla!). Vad som nu behövs är inte en intervju, utan ett internationellt faderskapserkännandeintyg med Apostilla-stämpel (15 euro till). Måste alltså ta tunnelbanan och spårvagnen till kommunhuset en fjärde gång, kanske också en femte, därefter till belgiska utrikesministeriet en gång till. Jag gnisslade tänder. Har aldrig skällt ut en tjänsteman förut i mitt liv, men hade nog gjort det nu om inte tjänstemannen personligen kommit och uppriktigt bett om ursäkt för att hon försett mig med helt fel uppgifter. "Vi skriver in henne utan föräldrar tills vidare", sa andra tjänstemannen hurtigt.

Efter att ha lugnat ner mig lite började jag tänka analytiskt och insåg att säkert samma sak gäller för faderskapsintyget som för födelseattesten, dvs. att borgmästaren själv måste underteckna det för att man alls ska få en Apostille-stämpel på originalet (som egentligen inte är originalet) som duger för ambassaden. Detta står ingenstans skrivet, vare sig på belgiska sidorna eller på de finländska - men måste rimligtvis vara en logisk konsekvens av de tidigare erfarenheterna med födelseattesten. Detta visade sig stämma. Ringde därefter till kommunhuset, bad dem ordna ett erkännandeintyg på engelska med borgmästarens underskrift som de skulle skicka hem till mig per post. Betalade för intyget över nätbanken. Återstår nu att vänta och få hem faderskapserkännandet (som förhoppningsvis är korrekt), hämta en andra Apostille-stämpel och föra den till ambassaden.

Vad kan göras i praktiken för att undvika liknande fall? Tre konkreta saker.
1) Finlands ambassad i Bryssel kunde tydligt skriva ut att det är den fyrspråkiga, internationella födelseattesten som behöver förses med Apostille-stämpel, inte "originalet". Därmed undviks onödiga missförstånd och förspilld människoenergi.
2) Finlands ambassad kunde infoga en försiktig formulering i stil med: "OBS! Belgiska utrikesministeriet kräver i regel att intygen (faderskapserkännande, födelseattest) bör ha borgmästarens underskrift för att kunna förses med Apostille-stämpel. Kontrollera detta hos belgiska utrikesministeriet." Stor brasklapp här. Kan förstå att UM inte vill ta ansvar för annan myndighets göranden, än mindre en utländsk. Därför orden "i regel" och uppmaningen att kontrollera med belgiska UM. Denna mening skulle verkligen underlätta för alla nyblivna föräldrar i Bryssel, gifta som ogifta.
3) Upplysa alla icke-gifta föräldrar om att de, enligt den nya proceduren behöver ett engelskspråkigt, Apostille-försett faderskapserkännande för att kunna registrera sitt barn. Detta är särskilt viktigt, eftersom föräldrarna då kan skaffa ett engelskspråkigt, borgmästarundertecknat faderskapserkännande på samma gång som man hämtar födelseattesten.

Sista punkten är också politiskt viktig. I dagens finländska samhälle består inte en kärnfamilj nödvändigtvis av ett gift par - det kan vara registrerade sambon eller så lever man under "äktenskapsliknande former". Valet att inte gifta sig är ett lika personligt val som valet att gifta sig. Det är därför inte rimligt att information för de ogifta saknas helt på ambassadens hemsidor.

Om du har orkat läsa så här långt så undrar du garanterat vad en Apostille-stämpel är. Det kan man läsa om på Magistratens hemsidor. Intressant information finns också på Sveriges ambassads hemsida, där det framgår att apostillan år 1961 var en förenkling av den "legalisering" som ägt rum mellan länderna fram till dess.

Avslutningsvis är det egentligen otroligt givande att med egna ögon få uppleva alla de omständligheter som möter en EU-medborgare som blir förälder i ett annat EU-land. Det ger en helt annan föståelse för de medborgare som tar kontakt i liknande ärenden på jobbet.